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仕事で紹介していただいたツールなのだが、便利すぎて個人的にも使い始めた無料のタスク管理ツール「Trello(トレロ)」。単にタスク管理だけではなく工数管理、スケジュール管理もできるが、使い方次第ではアイデアノート、TIPS、FAQ等々使い方は無限大(笑)。

Trello(トレロ)を使い始めてから、いろんなところでこのツールが目に付き始め、世界中で人気のツールだと知った。例えばタイムスケジュール管理ツールToggle(トグル)のブログでは「5 Tools to Get You Organized(5つの使えるツール)」に紹介されていたり、開発者向け情報サイト、sitepoint(サイトポイント)の「Top 5 Tools for Project Management(プロジェクト管理に使える5つのツール)」や、オンラインソフトウェア販売のCapterra(キャプテラ)では「The Top 6 Free and Open Source Project Management Software for Your Small Business(無料のSMB(中小企業)向けオープンソースのプロジェクト・マネージメントソフトウェアTOP6)」で挙げられている。

ユーザー数は、2015年12月の時点で1億人突破2011年にプロトタイプとしてスタートしてこの数字はすごすぎる。

そんなTrello(トレロ)。どんなツールかというと、ボードの上にカードを置いていくのだが、一般的にはそのカードには「To Do(しなければいけないこと)」を一つずつ書いていく。そのカードにはデッドライン(締め切り)を設定することができるので、一目でいつまでに何をしなければいけないのか、がわかるのだ。またラベルもつけることができるので、優先順位も一目で見分けられる。そして個人で使うこともできるが、複数メンバーでボードを共有することができるので、誰が何をいつまでにしなければいけないのかも一目でわかる。

以下のように「Ideas(アイデア)」「To Do(すること)」「Doing(していること)」「Done!(完了!)」とカテゴリー分けして使うのが一般的な使い方。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

チームで勉強会をするときにもリサーチボード的にも使える。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

カンファレンス開催準備にも。慣れてこればルーティンワークなので、ToDoをリスト化しておけば、他のスタッフでも対応できるようになる。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

 

プライベートの目標設定ツールとしても使える。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

これ以外にも使い方は無限大。「There are a million ways to use Trello」ページにサンプルが掲載されている。見ているだけで時間が経ってしまう(笑)。

ディナーパーティのプランニングとか。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

旅行のプランニングとか。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

ちなみに各カードにはメモ(コメント)やチェックリスト、画像添付、追加履歴などさまざまなことが追加できる。例えば以下はチェックリスト。これで誰が何をしたのかを把握することができ、タスク漏れを防げる。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

 

ここからは、登録から簡単な使い方までを紹介。

登録はいたって簡単。名前(ニックネームでもOK)、メールアドレス、パスワードを入力するだけ。代わりにGoogleアカウントで連携も可能。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

ログインするとボード一覧ページが表示される。ボードはいくつでも作成可能。色も自由に変えられる。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

ボードを新しく作成するときには「Create new board(ボードを新規作成)」をクリック。Title(タイトル)欄にボードの名前を入力。もしチームで作成したければ、チームメンバーをグループメンバーに招待した後、ボックス内の「Create a team(チームを作成)」から共有したいメンバーを追加。また新規作成した時点では「Private(プライベート)=自分しか閲覧できない」設定になっているが、これを「Public(公開)=誰でも閲覧可能」にすることもできる。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

ボードを作成した後、List(リスト)というカードを格納する場所をまず作成する。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

次にList内に入るCard(カード)を作成する。「Add a card」をクリックして新規作成。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

カード名右横の鉛筆アイコンをクリックすると・・・

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

カード名の変更や、カードのオーナー(責任者)&共有者、カードを別のラベルに移動、コピーするなどの操作ができる。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

カード名を直接クリックすると、カードに情報を追加する画面が表示される。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

例えば、画像とURLを追加してみると、いつ誰が入力&画像アップロードしたのかが履歴として残る。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

また、Label(ラベル)を使ってカードを色分けし、一目で種類がわかるようにすることもできれば、どんなアクションを取る必要があるか、Check List(チェックリスト)を埋め込むこともできる。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

ちなみに私の ChromeにはToggle拡張機能を入れているのだが、簡単にタイマースタートできるようになっている。なんて、なんて便利。。

そしてこれがボードに戻ったところ。画像を入れておくと一目でわかるので便利だなー。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

複数ラベル&カードを作っていくと、以下のようになる。カードはドラッグ&ドロップ操作でラベル間移動ができるので、終わったタスクは「Done(終了)」に移動するなど整理も簡単。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

背景色の変更等、ボード全体に対する設定は、ボード右上の「Show menu(メニューを見る)」をクリックすると表示される。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

また背景色を変える以外にも便利な追加機能がここから設定できる。一番使っているのがカレンダー機能。WeeklyやMonthlyベースでDue Date(締め切り日)を一目で確認可能。

仕事でもプライベートでも使える!無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」

 

以上、ざっとだがこれぐらい把握しておけば、もう使えたも同然。近年、無料でも充実したとても使えるツールが多く提供されている。またそのツール間でTrelloとToggleのように連携もされているものが多いので、ユーザーとしては非常にありがたい。もっともっと使いこなしていこう。