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最近は本当に便利な使える無料ツールがたくさん登場している。しかもツール間で連携もできているので、組み合わせて使えば、そこらへんの有料CMSなんかに負けない仕事でもプライベートでもしっかり使えるクラウド・プラットフォームが簡単に手に入ってしまう。

今回紹介する「Teamweek(チームウィーク)」は、チーム間でスケジュール管理をガントチャート的に視覚化&共有してくれる無料ツールなのだが、Trello(トレロ)のようにアイデア次第で様々な使い方がありそうだ。しかもタイムスケジュール管理ツール、Toggle(トグル)連携されているので、どのタスクにどのぐらい時間をかけたか簡単に計測(計算)できる。

 

登録から初期設定までの手順

早速登録するところから簡単に紹介しよう。Teamweek(チームウィーク)ページ右上の「Sign in(サインインする)」をクリック。

登録に必要なのは、メールアドレスとパスワードだけ。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

登録すると、登録したメールアドレスに登録確認通知が届く。その中に「A Few Tips to Get Started(スタートするにあたり)」ページへのリンクがあり、ここでTeamweekの簡単な使い方が紹介されている。なぜかTeamweek(チームウィーク)サイトからここへの導線がなかなか見つけられなかったので、通知メールから辿るのが良いだろう。

まずは自分のアカウント(プロフィール)の編集だ。「Preference(設定)」では一週間の始まりを何曜日にするか、週末は非表示にするか、タスクのリマインダーをメールで受け取るか、毎日To Doリストをメールで受け取る場合、何時に受け取るかなどが設定できる。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

「Workspace(ワークスペース)」は最初が1つだが、複数つくることができる。

「Billing(費用)」では、自分がどのプランを利用しているのか確認できる。5メンバー以上で使うとなると有料になる。「Projects(プロジェクト)」は複数登録可能だ。

 

チームメンバーで活用する

チームやプロジェクトメンバーでteamweekを使う場合、画面左下の「+」画像をクリック。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

追加したいメンバーのメールアドレスを入力。そしてそのメンバーのアクセス権を同時に設定(Can view:閲覧のみ、Can edit:編集権限、Admin:アドミン権限)できる。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

ユーザーアカウントについて詳しくは「User Access Rights(ユーザーアクセス権限)」ページ参照のこと。

 

ユーザーごとの祝祭日設定

この機能はありがたい!!グローバルツールの場合、祝日設定(National Holidays)がないものが多いので、これがあると本当に助かる。しかもユーザーごとに設定するので国をまたがったメンバー間でのプロジェクトでは非常に助かる(涙)。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

が、、リストに日本がない。。あるのは以下各国のみ。。

Australia, Belgium, Brazil, Canada, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Hungary, India, Italy, Netherlands, Poland, Portugal, Russia, Serbia, Slovakia, Spain, Sweden, Switzerland, Taiwan, Thailand, United Kingdom, United States.

早速サポートに問い合わせ。結果、わかっていたことだが日本はなし。。直近追加予定はないが考慮するとのこと。残念。。

 

ユーザーグループの設定

例えば「デザインチーム」「開発チーム」ごとにタイムラインを設定したい場合、ユーザーグループ(User Groups)機能を使うとよい。設定は画面左下の「Everyone(全メンバー)」からできる。

詳しくは「User Groups(ユーザーグループ)」ページ参照のこと。

 

タスクの追加

タスクの追加は簡単。スケジュールの日付欄どこでも良いのでクリックすると新規タスクポップアップ画面が表示される。ここでタスク名、どのプロジェクトに紐付けるか、1日の作業想定時間、タスクの日付(もしくは期間)を入力して「Add(追加)」をクリックするだけ。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

追加したタスクはスケジュール上ドラッグ&ドロップで簡単に日付や期間、担当変更など行うことができる。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

 

Trello(トレロ)との連携

以前紹介した無料タスク管理ツール「Trello(トレロ)」既に連携されているので、Trelloで作成したカード(タスク)を簡単インポートすることができる。

画面右下の歯車マークをクリックし「Export & Import(エクスポート&インポート)」をクリック。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

「Trello(トレロ)」をクリックし「Pull cards from Trello(トレロからカードを持ってくる)」をクリック。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

連携許可画面が表示されるので「Allow(許可する)」をクリック。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

Trello(トレロ)のどのボードから引っ張ってくるかを選択。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

さらにボードの中のリスト選択までできる。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

リストを選択すると、リストの中のカード情報が表示される。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

そのカードをスケジュール内にドラッグ&ドロップし、作業期間やプロジェクト指定等都度行う。残念ながらTrello(トレロ)のDue Date(締切日)等の詳細設定は継承されないようだ。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

Trello側でカード追加作業等行った後、Teamweek側で再度インポートを行うと、追加したカードが取り込める。

残念なのが、TrelloのカードにはDue Date(締切日)やメモ、更新情報など重要な情報を記録できるのだが、それらが継承できないのはとても残念。このインテグレーション(システム連携)はあまり実用的ではないかも。

 

Toggle(トグル)との連携

無料のタイムマネージメントツール「Toggle(トグル)」。デフォルトで連携機能がついているが、Toggle(トルグ)側であらかじめ連携させておく必要がある。

まず、Toggle(トグル)にログオンし、Import & Export(インポート&エクスポート)ページを開く。Teamweekを探し「Enable(利用可能)」をクリック。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

「Grand Access(アクセスを許可)」ボタンをクリックすれば連携作業完了。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

自動的にToggle(トグル)の画面に戻る。Teamweek項目より「Sync now(今すぐ同期する)」をクリック。

スケジュール&プロジェクト管理 ツール「Teamweek(チームウィーク)」

ただ注意しなければいけないのが、このインテグレーションは「TeamweekからToggle(トグル)への一方通行」連携ということだ。ということは?

  • Teamweekで登録したユーザーが、Toggle(トグル)にも自動登録可能。
  • 双方に既にユーザーが存在している場合、メールアドレスをマスターキーとして利用。
  • Teamweekで作成したプロジェクトが、Toggleのプロジェクトに追加。
  • 双方に既にプロジェクトが存在している場合、プロジェクト名をマスターキーとして判別。
  • TeamworkのタスクをToggleタスクとして反映。

詳しくは「Toggle」ページ、あるいは「Teamweek」ページを参照のこと。

この機能は双方のツールを常時利用している場合に有効だろう。

 

有料プランについて

料金体系として、基本チームサイズ(何人のチームで利用するか)でプランが決まる。

  • 5メンバー以下:無料
  • 6〜15チームメンバー:$29/月額
  • 16〜30チームメンバー:$79/月額
  • 31〜50チームメンバー:%169/月額

もし50メンバー以上で利用したい場合は、メールで問い合わせ(support@teamweek.com)のこと。

有料プランの場合、初月(30日)は無料となる。詳しくは「Pricing(料金)」ページ参照のこと。

 

総括

いろいろ紹介してきたが、Teamweekをはじめるときに「A Few Tips to Get Started」ページを一読すれば一通りは使えるくらい、シンプルなツールだ。

総括すると、ツール名がTeamweekだけあって、密にプロジェクト管理やスケジュール管理を取り合うチームが、定期的に進捗状況を共有しあい、進捗状況に応じてスケジュールの後ろ倒しやタスクの引き継ぎ等をミーティングの中で簡単に反映・修正するのに最適なツール。しかもそのチームメンバーがインターナショナルメンバーで構成され、それぞれが自国在住の場合、とっても使えるツールだろう。

ただ少人数だったり、プロジェクトの打ち合わせは一箇所に集まり顔を付け合わせて行う場合は、正直エクセルやGoogleカレンダーベースで済んでしまうような気がする。とはいえ、フリークラウドサービス同士が連携しあい、大手に挑んでいく時代なので、どこと連携し新たに追加する機能によっては利用ターゲット層の幅を増やしていける可能性は十分にあると思う。